Как закрыть папку скоросшиватель с пружинным механизмом. Клипборд — что это такое? И как правильно использовать папку-планшет для бумаг и документов. Как пользоваться пружинным скоросшивателем

Вряд ли вы приносили много таких домой, но наверняка несколько оставшихся от старых проектов штук все-таки разбросано по дому.

1. Собирайте в такую папку рецепты и упорядочивайте их. Это очень удобно: вы сможете вынуть и взять с собой на кухню 1 единственный рецепт (вместо того, чтобы тащить весь блокнот), а потом с легкостью вернуть рецепт обратно; бумага, упакованная в прозрачные файлы, никогда не испачкается на кухне от брызг.

2. Собирайте, нанизывая на кольца, брошюрки с меню из ваших любимых ресторанчиков, доставляющих еду на дом.

3. Используйте папку, как твердую обложку для «книги» своих или детских арт-проектов. Не выкидывайте детские рисунки и рукоделье из бумаги, не сваливайте их в коробку мяться, а проделайте по бокам отверстия и добавьте работы в папку.

Аналоги - органайзер для документов, любых проектов, медицинских данных, элементов рукоделия и проч.

4. Если в офисе у вас скопилось действительно много папок, из них можно даже сложить елку!

5. Откройте папку и отогните обложку назад, поставьте папку треугольником, зафиксируйте ее в таком положении, например, поместив в декорированную цветной бумагой крышку от обувной коробки, бортики которой станут удерживать края папки. Сделайте в графической программе календарь - по любимой картинке на каждый месяц года с датами того размера и цвета, какого вам самим хочется, - и в прозрачных файлах вставьте эти картинки в папку: получится лучший в мире настольный перекидной календарь.

В аналогичном формате можно использовать папку, как подсказку на выступлениях, с которой гораздо легче считывать информацию и которую нет необходимости при этом держать в руках - достаточно поставить на кафедру.

А можно открыть папку и повесить в качестве перекидного календаря на стену.

6. Используйте папку как основу для скрапальбома, в котором вы с легкостью сможете убирать и добавлять листы в любое время по своему желанию.

7. Используйте такие папки небольшого или среднего размера, чтобы носить в ней всего несколько листов бумаги с собой в школу или университет вместо целой стопки тетрадей. А дома распределяйте лекции или уроки по соответствующим папкам - отдельным для каждого предмета. Это в разы облегчит ваш рюкзак или портфель.

8. Носите папку вместо сумки или рюкзака на различные курсы. Для этого будет необходимо внутри посадить на кольца пару полностью закрывающихся отделов (можно придумать множество различных способов), чтобы класть внутрь ручки, кисти, фломастеры, калькулятор и прочее. В т. ч. подобные вкладыши продаются в магазинах с канцелярией и в Рунете. Можно даже приделать к папке ручки, как у сумки.

10. Отрежьте заднюю или переднюю сторону от папки и используйте в качестве жесткого долговечного коврика для мыши или переносного планшета (с канцелярскими зажимами) для записей.

11. Повесьте папку открывающейся стороной вниз на кухонную штангу, в боковине проделайте прорези для лезвий - получите закрытую «стойку» для ножей.

12. Превратите папку в чехол для планшета.

13. Если вам нужна наклонная поверхность для чтения или письма, положите две крупные пустые папки одна на другую, а сверху лист бумаги или книгу. Можно даже склеить эти две папки вместе, чтобы импровизированный столик не расползался во время использования.

После невероятных фокусов с зажимами и скрепками о скобах обычно забывают, а очень зря!

1. Используйте скобы, чтобы закрепить что-то порвавшееся или оторвавшееся: лямка лифа или платья, резинка, ремень на брюках, ремень на сумке от ноутбука и т. д.

2. Чтобы запечатать сумки и пакеты: пакет с бутербродом, верх прозрачного файла, чтобы мелкие бумажки не вывалились из него, молнию в определенных случаях и даже швы на одежде с изнанки.

Также если вам надоели чаинки от развесного чая в бокале, а заваривать целый чайник по тем или иным причинам нет возможности или желания, возьмите чистый кусок ткани, положите в него заварку, сверните уголки и запечатайте получившийся мешочек степлером,…

… а потом:

3. Используйте степлер и скрепки, чтобы украшать вещи: например, сделать рамочку на поздравительной открытке или рисунок на кожаном аксессуаре.

4. Степлером и скрепками можно починить отошедшую обивку, если проблемная зона находится снизу или сзади предмета мебели - не прибивать к дереву, как специальными мебельными скобами, а скрепить саму ткань с нею же. Или чтобы добавить новую обивку поверх старой.

Идеи по планшетам, стикерам и резинкам смотрите в третьей части статьи «Как использовать «одолженные» в офисе канцелярские мелочи: лайфхаки. Часть 3.»

Документация в офисах и компаниях появляется каждый день. Причем ведение документооборота должно быть упорядочено, иначе наступит настоящий бумажный хаос.

Чтобы при необходимости быстро отыскать, к примеру, копию договора, следует сразу рассортировывать бумаги по папкам. Заявки, счета-фактуры, бланки, соглашения и другие документы очень удобно хранить именно в папках.

Боковой металлический зажим надежно фиксирует листы, не требуя их перфорации дыроколом.

Папка с прижимом предназначена для подшивки документов, не имеющих перфорации. Это может оказаться даже более аккуратным хранением документов, так как перфорация дыроколом не всегда производится бережно и на одинаковом расстоянии от краев различных документов.

Так что папка с механическим прижимом позволяет зафиксировать документы более аккуратной стопкой, хотя просмотр документов при этом несколько затруднен.

Пластиковая папка-конверт - удобный аксессуар для хранения и переноски документов небольшой толщины. Самые популярные разновидности - и А4.

Клипборд представляет собой папку из жесткого пластика, которая используется для хранения документов, произведения записей в горизонтальном, вертикальном и промежуточных положениях, в частности, на весу.

Папка-клипборд снабжена зажимом, который необходим для прикрепления документов без перфорации.

Клипборд А4 считается удобным вариантом накопителя бумаг для посещения конференций, собраний и других мероприятий вне офиса. Ведь папка планшет А4 позволяет не только фиксировать бумаги, но и (в закрытом виде) обеспечивает их сохранность.

Разделители для папок предназначаются для более удобной и понятной систематизации документов, помещаемых в различные накопители.

Изготавливаются разделители из пластика и предполагают различные способы сортировки документов. Наиболее простой вариант - распределение документов по пяти или десяти разделам, каждый из которых отмечен своим цветом.

Кроме того, возможна сортировка по алфавиту, по месяцам, по рабочим дням, так что можно выбрать пластиковые разделители для папок такого формата, как требуется в каждом конкретном случае. В комплект разделителя часто входит также бумажный титульный лист для оглавления.

Разделители для папок имеют стандартную перфорацию, которая позволяет использовать их в любых вилах папок формата А4, как со скоросшивателями, так и на кольцах.

Папка-скоросшиватель в классическом варианте изготовления снабжена очень простым механизмом подшивки: металлическими усиками и пластиковой планкой, которые позволяют надежно фиксировать документы.

Стандартная папка со скоросшивателем предназначена для подшивки до 100 листов формата А4.

Чтобы просто идентифицировать хранимые материалы, каждая папка скоросшиватель А4 имеет прозрачный карман для сменного бумажного корешка.

Пластиковая папка-скоросшиватель очень удобна в работе: она мягкая и прочная, может подвергаться влажной обработке.

Пластиковые папки-уголки предназначены для хранения и переноски документов небольшой толщины.

Папка представляет собой два пластиковых листа, скрепленных по краям с двух сторон. Документы легко вкладываются и вынимаются и не требуют дополнительного скрепления. Папка уголок А4 - стандартный размер, который используется чаще всего.

Внутри они могут иметь 1, 2 или 3 секции, что позволяет сортировать листы документов внутри папки. В нее можно положить журнал в развороте.

Предусматривается разный формат, например, А3, А4 или А5. Они могут быть вертикальными или горизонтальными, портретного или альбомного типа. Но независимо от этого все папки объединяет один разжимной механизм рычажного типа. Он имеет вид кольца, снабженного прижимной планкой. Этот механизм является самым распространенным и одновременно самым сложным по своей конструкции.

Как научиться пользоваться папкой регистратором?

В закрытом состоянии папки регистраторы можно увидеть, что ее замки-кольца надежно фиксируют крышку папки. Для попадания внутрь папки, необходимо открыть ее крышку легким щелчком. После этого папка довольно быстро распахивается.

Взгляду пользователя открывается рычажный арочный разжимной механизм. Он снабжен специальным прижимом. Для пользования папкой по ее конкретному назначению нужно отщелкнуть этот прижим. Затем следует немного переместить его в сторону. Далее в папку можно вложить несколько листов или один лист, то есть столько, сколько потребуется. Для этого потребуется разомкнуть рычаг кольца механизма. После этого на освободившиеся штыри следует надеть листы документов или других бумаг.

В папке регистратора обычно имеются вспомогательные инструменты типа для пробивки отверстий в бумаге. Также она предусматривает наличие прозрачных . Они предназначены для размещения листов бумаги.

Листы, продырявленные дыроколом, нужно надеть на штыри механизма. Затем опускается рычаг, после чего плотно смыкаются кольца. Прижим возвращается в исходное положение и защелкивается. Таким образом, листы бумаги или файлы с документами плотно зажимаются. После этого папка отправляется на полку для хранения. Теперь документами можно будет при необходимости пользоваться очень легко и удобно.

Как пользоваться папкой, имеющей прижим?

Эта папка очень удобна в использовании. Она не требует наличия вспомогательного инструмента, что выливается в существенную экономию средств. Но недостаток подобного механизма заключается в том, что он не способен удерживать большое количество листов. Обычно их число насчитывает всего 50 штук. Но при этом листы не нужно будет портить дыроколом.

Обычно или применяются для создания архивов. Чаще всего они имеют объем до 600 листов. В то же время папки с прижимами или с зажимами предназначены для хранения оперативных документов. Их часто используют для переноски из одного места в другое. Впоследствии документы из этих папок все равно попадают в папки регистраторы на более длительное хранение.

В современном офисе или даже дома всё чаще можно встретить переплётную машину или брошюратор. Нередко такое устройство также называют брошюровщиком. Оно крайне полезно, если нужно соединить несколько листов и придать им презентабельный вид. Брошюратором часто пользуются студенты, которым необходимо подготовить и оформить реферат, курсовую или дипломную работу, а также офисные работники, чтобы их отчёты, презентации или доклады были надёжно скреплены, а текст удобно читался.

• Вкладываем для перфорации максимум 25-28 листов. В некоторых моделях рекомендовано не более 15 листов. Если объём документа больше, то необходимо разделить его на части.

Особенности работы с электрическими брошюраторами

Для большого офиса и типографии оптимальным решением станет электрический переплётчик. В таком устройстве перфорация осуществляется не за счёт механического воздействия, а путём нажатия на клавишу или педаль, которая запускает электропривод для пробивки отверстий.

Современные модели брошюраторов с электроперфорацией отличаются широким набором опций: отключаемые ножи, вертикальная загрузка бумаги, отсек для пружин, регулируемый отступ перфорации и мн. др. Пользоваться такой техникой проще и удобнее. Принцип работы с брошюровщиками электрического типа схож с механическими моделями. Главное внимательно прочитать инструкцию, т. к. каждый производитель может наделить свой переплётчик собственными конструктивными особенностями, влияющими на процесс перфорации и сшивания.

Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

• Так, сотрудники кадровых служб должны прошивать:
• приказы личного и общего состава,
• а также штатное расписание.

• Бухгалтера выполняют указанную процедуру с:
• авансовыми отчетами,
• накладными,
• счетами-фактурами,
• путевыми листами,
• кассовыми книгами,
• оборотными ведомостями,
• актами выполнения работ,
• а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.

Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна.

Принцип работы канцелярских папок

Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами (например, Министерством по налогам и сборам). Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием Существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять.

• Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).

• Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.

• Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги.

Банальные вопросы, требующие ответов:

А также инструкции по документированию, которые выпустил Центральный банк России. Из-за отсутствия жестких стандартов по сшиванию документов, предпринимателю сложно разобраться в самом процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдения своих правил.

Внимание

Подготовка документов к сшиванию Перед тем как приступить к основной работе, документы необходимо подготовить. Процесс подготовки проходит в несколько этапов: 1. Оформление обложки.

2. Комплектация.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Важно

В случае прошивания конвертов, которые сопровождаются вложения, такие документы подлежат самостоятельной нумерации. Вложения же нумеруются цифрой, которая идет за той, что на конверте.

• Название предприятия;
• Наименование обособленного подразделения;
• Индекс делопроизводства;
• Название дела;
• Период хранения.

Дела, которые должны перейти на бессрочное хранение в обязательном порядке прошиваются в прочную картонную обложку, на которой крепится корешок.

Как правильно сшивать документы?

Подготавливаем комплект документов. В пачке должно быть не более 250 листов. Толщина ее должна составлять не более 4 см. К блоку необходимо добавить пустой лист.
Все скрепки, булавки должны быть удалены. 3. Нумерация. Нумерация страниц производится только простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа. Важно! В процессе нумерации с титульным листом цифра «1» не ставится, нумеруем только со второго листа с цифры «2». Основные инструкции:

• Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть.
  Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.
• В документах письма хранятся в конвертах.

Как сшивать документы в архиве: фото-мастер-класс

Каждое структурное подразделение предприятия, каких бы размеров оно не было, хоть раз сталкивалось с необходимостью подшивки документов. Это становится необходимым и для сдачи в архив, и для некоторых юридических процедур. Есть несколько методов выполнения подшивки. О них речь пойдёт ниже. Подшивка по форме Любое предприятие на протяжении года формирует определенный объем документов, часть из которых после истечения сроков хранения, должна перейти в архив.

Сюда можно отнести документы, которые уже исполнены, а также документы, связанные с персоналом предприятия. Согласно сложившейся практике, дела передаются в архив, через год после того, как они завершены в делопроизводстве.

Обязанность по передаче документов возложена на сотрудников службы, ответственной за документооборот, либо доверяется секретарю, бухгалтеру и другому ответственному лицу, и закрепляется соответствующим приказом.

Как правильно подкалывать файлы в папку-скоросшиватель-?

Вторые — хотя бы раз в своей жизни успешно и самостоятельно воспользовался папкой с металлическим механизмом, независимо от его типа, именно им могут показаться вынесенные в заголовок вопросы абсолютно тривиальными, лишенными новизны, свежести, и, не стоящими их внимания… «Как можно не уметь пользоваться папкой, неужели нельзя пошевелить мозгами-руками и попробовать?»: так могут подумать они… И наконец третья группа лиц — это те, которым собственно и адресован вопрос:»Как пользоваться папкой скоросшивателем?» Именно им вовсе не безразлична судьба даже прозаических ответов, им приходится думать, как же на них, на подобные вопросы, отвечать, чтобы все и для всех стало просто и понятно. В силу того, что мы являемся производителями папок, соотносим себя с третьей группой и потому обязаны помочь страждущим и дать свой ответ на популярные вопросы.

Как правильно сшить документы

Для чего это может понадобиться? Основным фактором, объясняющим необходимость, выступает возможная защита документов, например, от изъятия или подмены листов. В связи с этим их прошивают нитками, нумеруют и опечатывают.

Подобная необходимость возникает по отношению к бухгалтерским, кадровым документам, а также книгам учета прибыли и особо важным соглашениям. Дополнительно в этот перечень могут быть включены нотариально удостоверенные копии и переводы.

К тому же подшитые документы легче хранить. Оформленные, таким образом, дела занимают меньше места. Тогда как, ниточный переплет и опечатывание позволяют подтвердить целостность документации.

Другим официальных способов пока не придумали. Как правильно сшить документы в архив По итогам оформления дела последним этапом является подшивка. Это подразумевает удаление всех металлических предметов (скрепок, булавок).

Контур.эльба

Образовавшаяся папка не может быть толще 4 см. Архивная книга имеет свой стандарт, который не может превышать - 320 х 230 мм. Чтобы упростить процедуру прошивки, можно пользоваться архивными папками. Отдельным вариантом для решения этой задачи, служат переплетные станки. В качестве другого варианта можно привести процедуру подшивания банковских кассовых документов. Толщина папки этой категории документов может достигать до 10 см. Итак, анализируя архивную обработку документов, можно прийти к выводу, что самым тяжелым занятием является процедура сверление бумажных блоков. Впрочем, здесь могут прийти на помощь высокопроизводительные бумагосверлильные машины. Подготовительные работы Чтобы сшить документы, нужно вначале выровнять стопку бумаги.
Ставим печать и подпись. Важно! Заверяя сшитые документы подписью и печатью, ставьте их так, чтобы часть находилась и на наклейке и на заверяемом деле. Это даст гарантию сохранности и неприкосновенности документов.

Как сшивать документы правильно (видео) Для более подробного изучения этапов прошивки рекомендуется посмотреть видео, где наглядно показан процесс сшивания документов: Прошивка большого объема документов Если делопроизводитель сталкивается с проблемой большого количества сшиваемых документов, ему на помощь может прийти специальное оборудование для архивного переплета и брошюровки. Если такового в наличии не имеется, то можно воспользоваться платными услугами по автоматическому сшиванию.

Но стоит помнить, что в таком случае важная информация может быть утеряна.
Но, если пачка содержит большое количество документов, состоящее из маленьких листов, тогда необходимо уложить пачку так, чтобы ее можно было равномерно зажать струбциной. Чтобы выровнять слишком большое количество документов, например, до 1 000 листов в таком случае разумно пользоваться электрическим сталкивателем бумаги.

После укладки документов, нужно их хорошо закрепить в струбцине, после чего можно начать сверлить весь блок. При этом количество отверстий может быть 2–5 шт. Сверления осуществляется при помощи обычной электродрели или специализированного прошивочного оборудования.

Отдельные прошивочные модели оснащены механизмом, который обеспечивает автоматическое продевание нитки через проделанные отверстия. На тот случай, если сверление происходит с помощью дрели, не стоит торопиться изымать документы из струбцины, чтобы не сместились отверстия.